Beginnen Sie beim Bedarf Ihres Hauses
Erfassen Sie Zimmerzahl, Bettenarten, übliche Auslastung und Textilarten. Führen Sie Bettwäsche, Handtücher, Tischwäsche und Uniformen getrennt auf. Berücksichtigen Sie saisonale Schwankungen und Tage mit vielen Gästewechseln. Diese Angaben sind hilfreicher als eine grobe Wäscheschätzung und ermöglichen vergleichbare Angebote.
Prüfen Sie die Qualität an Ihren Textilien
Fragen Sie nach einer möglichen Probewäsche mit typischen Artikeln. Prüfen Sie anschließend Aussehen, Geruch, Finish und Faltung sowie den Umgang mit hartnäckigen Flecken oder Schäden. Klären Sie, welches Ergebnis beim aktuellen Textilzustand realistisch ist und wann ein Austausch nötig wird.
Stimmen Sie Abholung und Lieferung ab
Vereinbaren Sie Tage, Zeitfenster, Verpackung, Übergabeort und eine verantwortliche Person für die Warenannahme. Besprechen Sie Feiertage, unerwartete Mehrmengen und Verspätungen. Planen Sie die Wäschereserve anhand des tatsächlichen Lieferzyklus und Verbrauchs; nicht jedes Hotel benötigt denselben Bestand.
Achten Sie auf klare Erfassung und Abrechnung
Klären Sie, ob nach Gewicht, Stückzahl oder einem anderen Modell abgerechnet wird und welche Leistungen enthalten sind. Legen Sie fest, wie abgegebene und zurückgelieferte Mengen, Differenzen, Reklamationen und Aussonderungen erfasst werden. Bei RFID fragen Sie nach verfügbaren Daten und dem Umgang mit unmarkierten Artikeln.
Eine Vereinbarung, die mitwachsen kann
Vereinbaren Sie vor Beginn eine Kontaktperson, eine Frist zur Meldung von Problemen und das Vorgehen bei Mengenänderungen. Halten Sie die Absprachen schriftlich fest. Entscheidend ist ein Partner, dessen Qualität, Organisation und Konditionen zu Ihrem Betrieb passen, nicht allein der niedrigste Einzelpreis.